La digitalización es un proceso que transforma documentos que se encuentran en papel a imágenes digitales, para tal fin usamos tecnología de punta como escáner y computadores de ultima generación, igualmente programas que permiten la grabación y posterior visualización de los documentos en formato digital.

La digitalización de documentos aporta beneficios en la reducción de espacios de almacenamiento y optimiza los procesos de búsqueda y recuperación de documentos.

Se denomina gestión de correspondencia a los procesos necesarios para recibir, distribuir y enviar documentos, que se usan con el objeto de transferir conocimiento e información entre entidades. La correspondencia es una función que tiene a su cargo todas las administraciones y se constituye en el nacimiento del ciclo de los documentos.