CARÁTULA DEL DOCUMENTO

TITULO: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES NOMBRE DE LA ENTIDAD: TECNO-FILE S.A.S. FECHA DE APROBACIÓN: 25-02-2021 ESTRADA EN VIGENCIA: 25-02-2021 INSTANCIA DE APROBACIÓN: GERENCIA GENERAL DEPENDENCIA: GERENCIA GENERAL VERSIÓN DEL DOCUMENTO: 002 RESPONSABLE DE ELABORACIÓN: TECNO-FILE S.A.S. FECHA DE PUBLICACIÓN: 26-02-2021

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN CAMBIO 001 LIBERACIÓN INICIAL 002 ACTUALIZACIÓN

ASPECTOS GENERALES

El 17 de octubre de 2012, el Congreso de la Republica decreta la Ley 1581 por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales. Esta ley tiene como finalidad desarrollar el derecho constitucional que tiene las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellas. En cumplimiento de lo anterior, TECNO-FILE S.A.S. como organización responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en desarrollo de su objeto y funciones legales, se permite desarrollar la siguiente política de tratamiento de datos personales.

DATOS DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón Social: TECNO-FILE S.A.S NIT: 830.062.651-1 Dirección: Calle 13 # 7-90 (of 615) BOGOTÁ Teléfono Fijo: 284 29 55 Teléfono Celular: 311 442 1370 Email: admon@tecno-file.com Página web: www.tecno-file.com

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como empresa responsable y consiente de la importancia del debido tratamiento que se le debe dar a los datos personales, TECNO-FILE S.A.S. desarrollo esta Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual busca proteger los datos personales que hemos captado en el desarrollo de nuestras funciones como organización prestadores de servicios de Gestión Documental. Nuestra política en cumplimiento de la normativa legal vigente, Ley 1581 de 2012, brinda la oportunidad de conocer, la información que captamos, almacenamos y tratamos, generando mecanismos de comunicación para el correcto cumplimiento de las garantías constitucionales.

1. Ley de Protección de Datos Personales: Ley que busca reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

2. Datos Personal: Toda aquella información asociada a una persona, que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional.

3. Dato Público: Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

4. Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

6. Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

7. Autorización: Consentimiento previo e informado del titular del dato, el cual busca ejecutar el tratamiento de la información personal.

8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

9. Aviso de privacidad: Comunicación escrita definida por el Responsable del tratamiento de datos personales, la cual busca informar al titular la información que de el se tiene, la finalidad de uso y los canales de comunicación en caso de una solicitud

10. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales, la cual tiene una finalidad especifica en cada organización.

11. Responsable del tratamiento: Persona jurídica, de naturaleza pública o privada que decidan sobre la base de datos y el tratamiento de la información allí contenida.

12. Encargado del tratamiento: La jurídica, pública o privada que trate datos personales por cuenta de una organización.

13. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable fuera del país, dejando a la organización receptora el criterio de uso de la información.

14. Transmisión: Envío de datos personales que realiza el responsable fuera del país a una organización para ejercer una tarea específica.

15. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que TECNO-FILE S.A.S. en cumplimiento de sus funciones capte, almacene, gestione, comunique, actualice y elimine, tienen las siguientes finalidades y tratamiento.

1. Tener información del personal que labora en la organización para procesos de nómina, seguridad social, pago de nómina, bienestar empresarial y de más obligaciones que tiene la organización con el personal que labora en ella. 2. Realizar actividades de facturación y procesos de fidelización de clientes, aportando a la gestión comercial de la organización. 3. Realizar actividades administrativas que me permitan mantener una relación eficaz y de esta manera poder cumplir con los compromisos adquiridos con proveedores.

DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer: El titular de la información tiene el derecho a solicitar a TECNO-FILE S.A.S. o sus encargados el acceso a sus datos personales de forma gratuita. De igual forma solicitar la prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información. 2. Actualizar: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales que reposen en las Bases de Datos de TECNO-FILE S.A.S. 3. Rectificar: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales que reposan en las Bases de Datos de TECNO-FILE S.A.S. cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 4. Revocar: El titular de la información tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

AUTONOMÍA DEL TITULAR

El Titular tiene el derecho de no entregar cualquier dato solicitado por TECNO-FILE S.A.S. si así lo considera. La organización en calidad de responsable, tiene el deber de respetar y aceptas las decisiones tomadas por el titular.

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Los datos de menores de edad solo podrán ser captados siempre y cuando se tenga la autorización formal y expresa de los padres y/o familiares a cargo. TECNO-FILE S.A.S. solicita estos datos con el fin de proceder a realizar las afiliaciones pertinentes en el proceso de vinculación laboral. TECNO-FILE S.A.S. como responsable del tratamiento, asegura que esta información no será tratada para fines diferentes al mencionado.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

TECNO-FILE S.A.S. en cumplimiento de la Ley, solicita autorización previa y expresa del titular. La autorización se realiza en medio físico o electrónico, siempre y cuando permita evidenciar la recolección.

EXCEPCIONES PARA LA SOLICITUD DE LA AUTORIZACIÓN

Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales.

Por orden judicial.

Terceros autorizados por el titular o por la ley.

EXCEPCIONES PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Cuando la información es requerida por por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Cuando los datos son publico.

Cuando se trata de una emergencia médica o sanitaria.

Para fines históricos, estadísticos o científicos

TIEMPOS DE RESPUESTA

El titular que desea realizar algún tipo de petición, consulta o reclamo de su información personal que este almacenada en las Bases de Datos de TECNO-FILE S.A.S., puede hacerlo a través de los canales mencionados en la sección “CANALES DE ATENCIÓN Y COMUNICACIÓN”. Su solicitud será atendida en un tiempo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

En caso que no sea posible atender la solicitud, TECNO-FILE S.A.S. informara al titular dentro del tiempo establecido, la fecha de atención a la solicitud, explicando las razones de la demora. Esta nueva fecha de atención, no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al primer plazo establecido.

La información mínima que debe contener la solicitud es nombre y apellidos, número de cedula, descripción precisa de la solicitud, dirección física, correo electrónico, numero celular y número fijo.

CANALES DE ATENCIÓN Y COMUNICACIÓN

Dirección: Calle 13 # 7-90 (ofc 615) BOGOTÁ Email: admon@tecno-file.com Celular: 311 442 1370 Teléfono: 284 29 55

MEDIDAS DE SEGURIDAD

TECNO-FILE S.A.S como empresa responsable y consiente de la importancia del debido tratamiento que se le debe dar a los datos personales, implementara las medidas técnicas y humanas necesarias para evitar cualquier tipo de adulteración, perdida, consulta sin autorización, uso indebido o acceso no autorizado a la información personal que sea objeto de tratamiento y este cubierta bajo esta política.

1. Capacitación (Virtual)

• Dotación/Uso de elementos de Bioseguridad
• Desplazamientos
• Ingreso al lugar de trabajo
• Lavado de manos y frecuencias.
• Comportamiento y Acciones habituales.

2. Estudio y Revisión de la Edad del Personal Contratado

Analizaremos en detalle, las edades de nuestro personal, teniendo en cuenta la dinámica con la que se comporta el virus, cuidando nuestro personal mayor de 50 años, sin que esto genere la terminación de sus contratos.

3. Estudio y Revisión de las Preexistencias en materia de Salud.

Junto a la entidad que le presta los servicios de análisis médicos a Tecno File, estudiaremos una a una las personas con preexistencias, con el objeto de identificar aquellas que por su enfermedad, sean vulnerables al Covid-19, y por lo tanto deban quedarse en casa.

4. Desarrollo de Horarios Diferenciales

• Se establecerán horarios de ingreso y de salida diferenciales, debido a que el servicio de transporte masivo estará dispuesto solo para el 35% de la población.
• No habrá ingreso ni salida en horas pico. Con ello evitaremos que los empleados se vean abocados a aglomeraciones.Incorporación de Personas de control sanitario:Se hace necesario incorporar el servicio de una persona con formación en enfermería, quien realizara controles preventivos con los empleados.

5. Incorporación de Personas de control sanitario:
Se hace necesario incorporar el servicio de una persona con formación en enfermería, quien realizara controles preventivos con los empleados. 

Esta persona deberá garantizar la medición de los siguientes indicadores: 

• Medición de la temperatura
  
• Medición de la presión arterial
  
• Medición del ritmo cardiaco

Esta persona deberá llevar un registro diario de los signos vitales de cada uno de los empleados.

Esta persona deberá garantizar la entrega y el uso ininterrumpido de los implementos de bioseguridad y su cambio cuando sea necesario.

Nota. Vale la pena aclarar que esta persona estará disponible, una vez Tecno File reactive la totalidad de sus proyectos, de acuerdo a la imposibilidad de costear este ejercicio únicamente con el proyecto para las empresas del gremio cafetero.

6. Recomendaciones De Prevención

Cuidado En Casa

A pesar que la cultura del hogar es un asunto que corresponde al fuero personal, con respeto y con el único propósito de resguardar a nuestros colaboradores, enumeramos a continuación las normas de estricto cumplimiento que sugerimos:

• Durante la permanencia en el hogar, debe lavarse las manos cada 30 minutos usando las recomendaciones de lavado de manos existentes.
• Mantenerse en la medida de lo posible dentro del lugar de residencia.
• NO salir de casa, sino para lo estrictamente necesario y no incumplir las normas nacionales ydistritales de aislamiento, durante los días que NO se asista al trabajo.
• En caso de tener que salir, mantener el distanciamiento social, que indica la no proximidad a menos de 2 metros con otras personas o miembros de su familia, que no habiten con usted.
• Si en su lugar de residencia habitan más personas, procure usar tapabocas durante la inter relación con las otras personas y solicite que los demás lo hagan.
• Si llega a presentar síntomas de fiebre, dolor de garganta, resequedad en la garganta y/o dolor de cabeza, por favor no asista al lugar de trabajo y no salga del lugar de residencia. Comuníquese lo antes posible con la línea de atención prevista por el gobierno distrital.
• Procure que los demás miembros de su familia conozcan estas mismas recomendaciones.

Desplazamiento Al Lugar De Trabajo Y Del Lugar De Trabajo A La Casa

• Al salir de su residencia, póngase el tapabocas. Recuerde que debe manipularlo de las bandas elásticas y no de la parte del frente. Úselo en todo momento, no lo retire de no ser totalmente necesario.
• En el trayecto entre la casa y el paradero del transporte público, mantenga la distancia social con los demás transeúntes de por lo menos 2 metros.
• En el paradero de transporte, no se acerque a menos de 2 metros de distancia con las demás personas.
• En las filas de ingreso, nunca pierda la distancia social de por lo menos 2 metros con otras personas.
• Procure no usar los pasamanos, pero si es estrictamente necesario, no se toque la cara hasta tanto no se bañe las manos y no toque con las manos la parte frontal del tapabocas.
• Al finalizar el trayecto, mantenga la distancia durante el desalojo del vehículo.
• Procure usar desinfectante basado en alcohol para las manos y las zonas del cuerpo expuestas.
• Recomendamos y sugerimos el uso de medios individuales de transporte, tales como bicicletas o motos, que por supuesto son preferibles al transporte masivo.
• Si usa bicicleta para su desplazamiento, recuerde usar tapabocas durante todo el recorrido.
• Antes de salir de su casa, desinfecte con agua y jabón los manillares de la bicicleta.
• Procure usar guantes durante el recorrido, cabe anotar que los guantes deben ser lavados y desinfectados diariamente y solo deben ser usados para la actividad de transporte.
• Al llegar al lugar de residencia, procure dejar la ropa incluyendo el calzado en un lugar aislado del resto de la casa.
• Báñese las manos antes de hacer cualquier otra actividad.
• Si es posible báñese el cuerpo con abundante agua y jabón. Esto permitirá, proteger aún más suintegridad.
• En el interior de su hogar, use ropas que no hallan estado expuestas a ambientes exteriores o posiblemente contaminados.

7. Entrega de Implementos de Bioseguridad

Tapabocas

• Todos los empleados deberán contar con tapabocas, que cumplan los requisitos de Bio Seguridad, y deberán hacer uso del mismo de manera continua.
• Se debe ubicar un lugar y un repositorio exclusivo para desechar los tapabocas.

Guantes

• Todos los empleados deberán contar con guantes de latex, que cumplan los requisitos de Bio Seguridad, y deberán hacer uso de los mismos de manera continua.
• Se debe ubicar un lugar y un repositorio exclusivo para desechar los guantes.

Trajes de Bio Seguridad

• Todos los empleados deberán contar con trajes de Bio Seguridad, y deberán hacer uso de este traje de manera continua.
• Se debe ubicar un lugar y un repositorio exclusivo para ubicar los trajes debidamente desinfectados todos los días, esparciendo en el recinto de ubicación, alcohol al 75% sobre cada uno de los trajes.

Gafas

• Todos los empleados deberán contar con gafas de Bio Seguridad, y deberán hacer uso de ellas de manera continua.
• Las gafas deberán desinfectarse todos los días, esparciendo sobre ellas, alcohol al 75%.

8. Medidas En El Lugar De Trabajo

• Al llegar al lugar de trabajo, procure cambiar la ropa exterior, dejando la ropa en un lugar seguro preferiblemente dentro de bolsas plásticas.
• Antes de realizar, cualquier actividad; Lávese las manos y use los trajes de bio seguridad dispuestos por la empresa.
• Antes de iniciar las labores asista al control de salubridad, dispuesto por la empresa.
• Reporte con total honestidad las posibles alteraciones de su estado de salud.
• Permita la toma de temperatura, pulso y presión arterial, por parte de la persona dispuesta para tal fin.
• En caso de encontrar signos alterados o síntomas, permita desarrollar el protocolo de evacuación dispuesto en este documento.
• Durante la ejecución de su actividad, Use tapabocas siempre.
• No se toque la cara ni manipule el tapabocas bajo ninguna situación.
• Lávese las manos cada 30 minutos, con abundante agua y jabón.
• Bajo ninguna circunstancia deje de utilizar el traje de bio seguridad con su careta y tapabocas.
• Desinfecte permanente el puesto de trabajo y los utensilios que habitualmente utiliza, tales como reglas, lápices, esferos, teclados, pantallas. (Para lograr este propósito la empresa dispondrá de los elementos necesarios).
• Permanezca en todo momento a mínimo 2 metros de distancia de sus compañeros de trabajo.
• Queda absolutamente prohibido salir en grupos que excedan las 2 personas.
• Queda absolutamente prohibido salir de las instalaciones donde se presta el servicio en los recesos provistos por la empresa.
• Únicamente estará permitido salir del lugar de la prestación del servicio a tomar el almuerzo y únicamente se permitirá hacerlo en el lugar dispuesto para tal fin.
• Queda absolutamente prohibido permanecer en sitios en los cuales se generen o existan aglomeraciones.

9. Lavamanos / Jabón antibacterial

Se hace necesario estructurar procedimientos, que permitan realizar el lavado de manos cada dos horas, sin importar que el personal use guantes.

En este mismo sentido se proporcionará gel antibacterial, en los casos en que por manipulación de los archivos la persona exponga alguna de sus extremidades.

10. Distanciamiento Social

• Dispondremos del espacio necesario con el propósito de garantizar la distancia entre personas de al menos dos (2) metros.
• Nos comprometeremos en eliminar las reuniones de más de 5 personas en el mismo espacio.
• La forma en que se toma el almuerzo tendrá una modificación, cambiando su esquema y organizando grupos de máximo 10 personas, en distintos horarios, por supuesto respetando la distancia de 2 metros entre ellos.
• Los descansos de mañana y tarde se deberán tomar por grupos de no más de 5 personas. Descartando por obvios razones la salida del lugar de la prestación del servicio.

11. Protocolo De Evacuación De Persona Con Síntomas O Alteraciones

En caso de que una persona presente síntomas de alarma o tenga alteraciones en sus signos vitales, en el lugar de trabajo, se deberá proceder de la siguiente manera:

En primera instancia el colaborador deberá permitir la toma de su temperatura y signos vitales. En caso de encontrar signos vitales alterados o síntomas de afectación por COVID-19 se debe:

• Dar aviso a la línea de emergencia dispuesta por el gobierno distrital para tal fin.
• Dar aviso a los familiares e indicarle cual será el protocolo a seguir.
• Usar el traje de bio seguridad y permanecer en un lugar aislado del resto del personal de la empresa.
• No salir de este sitio hasta tanto la autoridad de salud lo indique.
• No dirigirse a ningún otro sitio hasta tanto sea autorizado el traslado.
• Se debe llamar al servicio de ambulancias público y de la ARL.
• Durante el tiempo de espera no se debe dejar de usar el traje, tapabocas y en general todos los métodos de aislamiento posibles.
• Contactarse con la administración de la empresa, para tener a la mano los documentos que certifiquen la afiliación a la EPS y ARL correspondientes.
• Este protocolo será coordinado personalmente por el profesional en salud contratado por la empresa.
• Finalmente y una vez trasladada la persona con síntomas de alarma, se deberá solicitar la desinfección inmediata del puesto de trabajo donde se ubicó la persona afectada.

13. Atención Médica

• Garantizar la disponibilidad de atención médica o prehospitalaria, a través del pago oportuno de seguridad social.

14. Canales de Comunicación

• Activación de los canales de comunicación internos de la empresa, en los cuales se presenten videos de prevención, imágenes de protocolos de limpieza de manos e información sobre atención médica ante sospechas.

15. Información Inmediata ante sospecha o confirmación.

• Informar cualquier caso que se presente o que sea una posible sospecha ante el cliente y por supuesto ante el Ministerio de Salud y Protección Social.

16. MEDIDAS RELACIONADAS CON LOS DOCUMENTOS

En directa relación con el documento “Medidas de Cuidado y Control Documental” compartido por el Archivo General de la Nación, mencionamos las siguientes medidas.

Recepción y Entrega de Documentos

• Los documentos serán recibidos y entregados en un sitio aislado dispuesto para tal fin.
• Tanto quien recibe como quien entrega deberá contar con traje de bio seguridad.Los documentos deberán quedar en un periodo de cuarentena de cinco (5) días, antes de ser procesados o entregados.

LEY 527 DE 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.